Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie kampanii billboardowej

ZAPYTANIE OFERTOWE na przeprowadzenie kampanii billboardowej

W związku z realizacją przez Świętokrzyski Związek Pracodawców Prywatnych Lewiatan projektu pt: „Wzmocnienie potencjału Świętokrzyskiego Związku Pracodawców Prywatnych Lewiatan” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na podstawie umowy nr UDA-POKL.05.05.02-00-163/12-00 zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej przeprowadzenia kampanii billboardowej.

Zamawiający:

Świętokrzyski Związek Pracodawców Prywatnych Lewiatan

ul. Warszawska 25/4

25-512 Kielce

Tel/fax. 41 341 70 39

zarzad@szpp.eu

k.pustula@szpp.eu

www.szpp.eu

1.1.     Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)

1.2.     Zapytanie ofertowe zostanie przekazane wybranym podmiotom oraz zamieszczone na stronie internetowej www.szpp.eu.

1.3.     Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Informacje o zmianach zostaną przekazane niezwłocznie wszystkim podmiotom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe. Informacje o zmianach zostaną zamieszczone także na stronie internetowej.

1.4.     Zapytanie ofertowe oraz inne informacje dotyczące niniejszego postępowania Zamawiający oraz podmioty składające oferty („Oferenci”) przekazują drogą elektroniczną lub osobiście w formie papierowej.

1.5.     Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

1.6.     Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych.

1.7.     Po wyborze oferenta Zamawiający podejmie uzgodnienia oraz negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia zakresu oferty oraz sposobu wykonania zamówienia.

1.8.     W toku badania i oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

1.9.     Zamawiający zastrzega sobie prawo do: unieważnienia procesu wyboru oferty, nie wybrania żadnej z przedstawionych ofert, pozostawienia bez rozpatrzenia oferty niezgodnej z opisem niniejszego zapytania bez podawania przyczyny.

1.10. Każdy z oferentów otrzyma informację o wynikach postępowania, wstrzymaniu lub odstąpieniu od procesu wyboru oferty.

1.11. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części usług innej firmie (podwykonawcy) ponosi pełną odpowiedzialność za realizację przedmiotu zamówienia przez podwykonawcę.

2.      Opis przedmiotu zamówienia:

Zamówienie dotyczy usług o numerze  79341000 – usługi reklamowe

2.1.   Przedmiotem zamówienia jest:

Wydruk, umieszczenie oraz usunięcie po zakończeniu ekspozycji łącznie – 42 billboardów oraz sporządzenie raportu z kampanii.

Usługa obejmować będzie dwie kampanie prowadzone na terenie województwa świętokrzyskiego w dwóch terminach:

-        I kampania: luty – kwiecień 2014 (2 miesiące) – 18 billboardów.

Na terenie miasta Kielce 6 billboardów oraz 12 na terenie pozostałych powiatów województwa świętokrzyskiego. Wszystkie o powierzchni 12 m².

-        II kampania: listopad 2014 – luty 2015 (4 miesiące i 1 miesiąc) -  24 billboardy.

Na terenie miasta Kielce 12 billboardów: 6 billboardów o powierzchni 18m² na okres 1 miesiąca oraz 6 billboardów o powierzchni 12 m² na okres 4 miesięcy. Na terenie pozostałych powiatów województwa świętokrzyskiego 12 billboardów o powierzchni 12 m² na okres 4 miesięcy.

Szczegółowy opis zamówienia:

1. Projekt graficzny plakatów zostanie przekazany przez Zamawiającego.
2. Billboardy powinny zostać umieszczone w centrum miast w miejscach o dużym natężeniu ruchu pieszych i samochodów, opcjonalnie przy głównych arteriach wjazdowych do miast w miejscu widocznym i niezasłoniętym.
3. Wszelkie materiały wykorzystane w realizacji kampanii billboardowej muszą być odporne na działanie zewnętrznych czynników atmosferycznych oraz muszą zapewniać właściwą ekspozycję reklam.
4. Czas ekspozycji będzie zgodny z zamówieniem i liczony od daty umieszczenia (zakończenia wklejania) billboardu na nośniku. Dokładny termin ekspozycji Wykonawca ustali z Zamawiającym.
5. Zamawiający w oparciu o pisemną zgodę Wykonawcy dotyczącą dostępności nośników (w okresie wskazanym w zamówieniu) określi pisemnie dokładny termin i miejsce ekspozycji billboardów.
6. Wykonawca zapewni właściwą ekspozycję reklamy na wszystkich nośnikach przez cały okres trwania ekspozycji. W przypadku, gdy nośnik na którym umieszczony będzie billboard, z jakichkolwiek przyczyn zostanie wyłączony z eksploatacji, Wykonawca zobowiązany jest do przedłużenia (o czas jego wyłączenia z eksploatacji) ekspozycji reklamy na danym nośniku po jego ponownym włączeniu do eksploatacji lub zapewni umieszczenie, po akceptacji Zamawiającego, reklamy na innym, zastępczym nośniku.
7. Wykonawca w przypadku zniszczenia billboardu zobowiązany jest do jego naprawy.
8. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania dokumentacji zdjęciowej wraz z opisem w formie raportu z realizacji ekspozycji reklamy na wszystkich nośnikach wykorzystanych w kampanii billboardowej w momencie zamieszczenia plakatów na wszystkich nośnikach, po każdym miesiącu trwania ekspozycji, jak również na zakończenia ekspozycji.
9. Zamawiający ma prawo do wnoszenia uwag na temat jakości ekspozycji. Uwagi wnoszone będą w formie pisemnej (dopuszcza się korespondencję w formie elektronicznej) z określeniem rodzaju zauważonych wad. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia stwierdzonych wad w terminie 72 godzin od zgłoszenia wad przez Zamawiającego.
10. Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt usunąć billboardy po terminie ekspozycji.

2.2.   Termin realizacji zamówienia:

do dnia 28 lutego 2015.

3.      Termin i miejsce złożenia oferty:

Oferty należy składać do 23 grudnia 2013 do godz. 12.00. Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres: k.pustula@szpp.eu, zatytułowane: „Zapytanie ofertowe – kampania billboardowa” lub osobiście w siedzibie Zamawiającego.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.      Oferta:

Oferta powinna zawierać:

• Pełną nazwę oraz dane kontaktowe oferenta
• Cenę całkowitą wykonania usługi z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków  oraz kwoty cząstkowe podane w kwocie brutto w PLN,
• Propozycję lokalizacji billboardów.
• Termin ważności oferty,
• Informację na temat sposobu i terminu płatności,
• W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym., stąd do oferty należy załączyć „Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym”:

Oświadczenie

W związku z przedłożeniem oferty na realizację zadania w ramach projektu „Wzmocnienie potencjału Świętokrzyskiego Związku Pracodawców Prywatnych Lewiatan” współfinansowanego z środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

niniejszym oświadczam, że w stosunku do Świętokrzyskiego Związku Pracodawców Prywatnych Lewiatan  lub osób upoważnionych do zaciągania w jej imieniu zobowiązań lub osób wykonujących w jej imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (Oferenta) nie zachodzą powiązania osobowe lub kapitałowe,  w szczególności poprzez:

- uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

- posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;

- pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

- pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

...............................................................................................................

(data, miejsce i czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentacji)

Warunkiem rozpatrzenia oferty jest jej formalna zgodność z opisem przedmiotu zamówienia oraz opisem zawartości oferty. Niespełnienie przez Wykonawcę tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty.

Oferty dopuszczone do rozpatrzenia zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów:

a)      cena – waga 75%, przy czym najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna zgodnie ze wzorem:

b)      lokalizacja billboardów - waga 25%, przy czym wszystkie przedstawione oferty lokalizacji billboardów zostaną poddane subiektywnej ocenie członków Komisji i otrzymają od 0 do 25 pkt. Punkty zostaną obliczone jako średnia z ocen członków komisji zamawiającego przy pomocy porównawczego arkusza oceny.

-          termin związania ofertą upływa po 45 dniach od daty upływu terminu składania ofert.

-          w toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

-          Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy.

-          Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty.

Wykonanie zamówienia musi spełnić wymogi projektu realizowanego ze środków UE w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wykonawca składając ofertę wyraża zgodę na zamieszczenie w umowie zapisów wymaganych w związku z realizacją projektu oraz stosowania zasad realizacji zamówień w takich projektach.

8.      Osoba upoważniona do kontaktu z Oferentami:

Katarzyna Pustuła – k.pustula@szpp.eu

Karol Kaczmarski – kaczmarski@szpp.eu